Hồ sơ GACC bằng tiếng gì là một trong những câu hỏi được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi chuẩn bị đăng ký mã GACC để xuất khẩu thực phẩm sang Trung Quốc. Việc sử dụng đúng ngôn ngữ trong hồ sơ không chỉ giúp quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi mà còn hạn chế nguy cơ bị yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa nhiều lần.
Hồ sơ GACC là gì?
Hồ sơ GACC là tập hợp các tài liệu mà doanh nghiệp phải chuẩn bị để đăng ký với Tổng cục Hải quan Trung Quốc (GACC) trước khi xuất khẩu các nhóm thực phẩm thuộc diện quản lý vào thị trường này.
Tùy từng nhóm sản phẩm và phương thức đăng ký, bộ hồ sơ có thể bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp.
- Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Hồ sơ về hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
- Quy trình sản xuất.
- Sơ đồ nhà xưởng.
- Danh mục sản phẩm.
- Hình ảnh cơ sở sản xuất.
- Các giấy tờ chứng minh đáp ứng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Trong toàn bộ hồ sơ này, yếu tố ngôn ngữ đóng vai trò rất quan trọng vì cơ quan tiếp nhận là GACC của Trung Quốc.
Hồ sơ GACC bằng tiếng gì theo quy định?
Câu trả lời là hồ sơ đăng ký mã GACC chủ yếu được khai báo bằng tiếng Trung hoặc tiếng Anh, tùy theo từng biểu mẫu và yêu cầu trên hệ thống CIFER. Hiện nay:
- Thông tin khai báo trên hệ thống đăng ký GACC thường được nhập bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung.
- Một số biểu mẫu điện tử hỗ trợ tiếng Anh, giúp doanh nghiệp nước ngoài thuận tiện hơn trong quá trình khai báo.
- Các tài liệu đính kèm nếu được lập bằng tiếng Việt nên có bản dịch phù hợp khi cần thiết để cơ quan tiếp nhận dễ dàng kiểm tra.
Nói cách khác, nếu doanh nghiệp chỉ chuẩn bị hồ sơ hoàn toàn bằng tiếng Việt thì sẽ không đáp ứng yêu cầu khi nộp lên hệ thống GACC.
Những tài liệu nào cần dịch khi đăng ký GACC?
Để trả lời đầy đủ cho câu hỏi Hồ sơ GACC bằng tiếng gì, doanh nghiệp cũng cần biết những giấy tờ nào nên được dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Trung. Thông thường, các tài liệu sau nên được chuẩn bị dưới dạng bản dịch:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện pháp luật và các thông tin pháp lý cần thể hiện rõ ràng, thống nhất với thông tin khai báo trên hệ thống.
- Hồ sơ quản lý chất lượng
Bao gồm:
- Quy trình kiểm soát chất lượng.
- Quy trình vệ sinh.
- Quy trình truy xuất nguồn gốc.
- Quy trình kiểm soát nguyên liệu.
Nếu các tài liệu này chỉ có tiếng Việt, doanh nghiệp nên chuẩn bị bản dịch để thuận tiện khi cơ quan GACC xem xét.
- Danh mục sản phẩm
Tên sản phẩm cần được dịch thống nhất. Việc dịch không chính xác hoặc sử dụng nhiều cách gọi khác nhau có thể dẫn đến sai lệch thông tin giữa hồ sơ và thực tế.
- Sơ đồ nhà xưởng
Các khu vực trong sơ đồ nên được chú thích bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung để cơ quan xét duyệt dễ hiểu.
- Hình ảnh minh họa
Nếu trên hình có chú thích, doanh nghiệp cũng nên sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Trung.
Những lỗi thường gặp liên quan đến ngôn ngữ hồ sơ GACC
Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp đăng ký GACC, nhiều hồ sơ bị chậm xử lý do các lỗi về ngôn ngữ.
- Dịch sai tên sản phẩm
Ví dụ:
- Một sản phẩm được dịch theo nhiều cách khác nhau.
- Tên trên hồ sơ không giống tên khai báo trên hệ thống.
Điều này khiến cơ quan xét duyệt phải yêu cầu doanh nghiệp giải trình.
- Địa chỉ không thống nhất
Có doanh nghiệp sử dụng: Tiếng Việt không dấu, tiếng Anh. phiên âm khác nhau… Việc thiếu thống nhất khiến hồ sơ dễ bị đánh giá là chưa chính xác.
- Thuật ngữ chuyên ngành dịch không đúng
Một số tài liệu kỹ thuật liên quan đến: HACCP, GMP, SSOP, quy trình kiểm soát… Nếu dịch sai thuật ngữ sẽ ảnh hưởng đến việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.
- Sử dụng bản dịch tự động
Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm dịch trực tuyến rồi nộp trực tiếp. Điều này dễ dẫn đến: Sai ngữ pháp, sai nghĩa chuyên ngành, thiếu tính thống nhất…Đây là nguyên nhân khiến hồ sơ phải sửa đổi nhiều lần.
Hồ sơ GACC bằng tiếng gì là vấn đề mà mọi doanh nghiệp xuất khẩu thực phẩm sang Trung Quốc cần quan tâm ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ. Trên thực tế, thông tin đăng ký trên hệ thống GACC thường được khai báo bằng tiếng Anh hoặc tiếng Trung, đồng thời nhiều tài liệu tiếng Việt cũng cần được dịch phù hợp để đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng trong quá trình xét duyệt.
Doanh nghiệp có thắc mắc, liên hệ Q-CERT tại hotline 096.1606.610 hoặc 096.2433.610 ngay hôm nay để được hỗ trợ kịp thời!
Fanpage: Q-CERT – Niềm tin của nông sản xuất khẩu
Youtube: Chứng nhận Q-CERT
Bài viết liên quan: