Các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất là vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp xuất khẩu thực phẩm sang Trung Quốc gặp phải. Việc hồ sơ bị trả về không chỉ làm mất thời gian mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch kinh doanh. Hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ đăng ký thành công.
Mã GACC là gì?
Mã GACC là mã số đăng ký do Tổng cục Hải quan Trung Quốc cấp cho các doanh nghiệp sản xuất, chế biến và kinh doanh thực phẩm có nhu cầu xuất khẩu vào thị trường Trung Quốc. Đây là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các mặt hàng thực phẩm như nông sản, thủy sản, thực phẩm chế biến, sản phẩm từ sữa hoặc thịt.
Vai trò của mã GACC không chỉ dừng lại ở việc cho phép thông quan hàng hóa mà còn là minh chứng cho việc doanh nghiệp đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm theo quy định của Trung Quốc. Khi không có mã này, hàng hóa sẽ không được chấp nhận nhập khẩu theo đường chính ngạch, dẫn đến rủi ro rất lớn cho hoạt động kinh doanh.
Các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất
Trong thực tế khi đăng ký mã GACC, có nhiều nguyên nhân khác nhau khiến hồ sơ bị phía GACC từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa. Tuy nhiên, một trong số các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất là:
Thông tin khai báo không đồng nhất
Một trong những lỗi thường gặp nhất là sự không thống nhất thông tin giữa các giấy tờ trong hồ sơ. Ví dụ, tên doanh nghiệp trên giấy đăng ký kinh doanh có thể khác với tên khai báo trên hệ thống, hoặc địa chỉ được ghi không giống nhau giữa các tài liệu.
Những sai lệch tưởng chừng nhỏ như viết tắt, thiếu dấu hoặc khác định dạng cũng đủ để khiến hồ sơ bị trả về. Nguyên nhân là do phía GACC yêu cầu độ chính xác tuyệt đối nhằm đảm bảo tính minh bạch và truy xuất nguồn gốc. Đây là một trong các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất. Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hồ sơ và chuẩn hóa thông tin theo một định dạng thống nhất trước khi nộp.
Sai hoặc thiếu hồ sơ
Một lỗi khác rất phổ biến là việc chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đáp ứng yêu cầu về hình thức. Nhiều doanh nghiệp gửi file scan bị mờ, thiếu trang, không có chữ ký hoặc không đóng dấu theo quy định. Ngoài ra, việc sử dụng sai định dạng file hoặc đặt tên file không rõ ràng cũng có thể khiến hồ sơ bị đánh giá là không hợp lệ.
Để tránh lỗi này, doanh nghiệp cần lập danh sách kiểm tra chi tiết (checklist) và đảm bảo rằng tất cả tài liệu đều đầy đủ, rõ ràng, được scan chất lượng cao và đúng định dạng yêu cầu.
Mô tả quy trình sản xuất chưa đạt yêu cầu
GACC đặc biệt chú trọng đến quy trình sản xuất và khả năng kiểm soát an toàn thực phẩm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều hồ sơ chỉ mô tả sơ sài, thiếu logic hoặc không thể hiện rõ các bước kiểm soát quan trọng. Một số trường hợp không có sơ đồ quy trình hoặc không chỉ ra các điểm kiểm soát tới hạn, khiến cơ quan thẩm định không đủ cơ sở để đánh giá.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình sản xuất chi tiết, có trình tự rõ ràng, kèm theo sơ đồ minh họa và mô tả cụ thể từng công đoạn, đặc biệt là các bước kiểm soát chất lượng và an toàn thực phẩm.
Không chứng minh được hệ thống quản lý an toàn thực phẩm
Việc áp dụng các hệ thống quản lý như HACCP, ISO 22000 hay GMP là một trong những yêu cầu quan trọng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ nêu tên hệ thống mà không cung cấp được bằng chứng cụ thể về việc áp dụng. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có chứng nhận nhưng tài liệu không được cập nhật hoặc không phản ánh đúng thực tế vận hành. Đây cũng là một trong các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất.
Để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu chứng minh, bao gồm chứng nhận còn hiệu lực, hồ sơ kiểm soát nội bộ và các bằng chứng vận hành thực tế.
Sai thông tin sản phẩm đăng ký
Việc khai báo thông tin sản phẩm không chính xác cũng là nguyên nhân khiến nhiều hồ sơ bị trả về. Điều này có thể bao gồm việc đặt tên sản phẩm không rõ ràng, mô tả không đúng bản chất hoặc sử dụng sai mã HS.
Khi thông tin sản phẩm không chính xác, phía GACC sẽ không thể phân loại đúng nhóm sản phẩm, từ đó dẫn đến việc từ chối hoặc yêu cầu chỉnh sửa.
Doanh nghiệp cần xác định đúng danh mục sản phẩm, sử dụng tên gọi rõ ràng và mô tả chính xác đặc tính của từng sản phẩm.
Thiếu thông tin về điều kiện vệ sinh nhà xưởng
Nhà xưởng sản xuất là yếu tố quan trọng trong quá trình đánh giá hồ sơ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa cung cấp đầy đủ thông tin về điều kiện vệ sinh, bố trí mặt bằng hoặc quy trình kiểm soát môi trường sản xuất.
Một số hồ sơ không có hình ảnh minh chứng hoặc hình ảnh không rõ ràng, khiến cơ quan thẩm định không thể đánh giá chính xác.
Để khắc phục, doanh nghiệp cần bổ sung sơ đồ mặt bằng, hình ảnh chi tiết các khu vực sản xuất và mô tả đầy đủ các điều kiện vệ sinh.
Không cập nhật quy định mới của GACC
Các quy định của Trung Quốc liên quan đến đăng ký GACC thường xuyên được cập nhật. Nếu doanh nghiệp sử dụng biểu mẫu cũ hoặc không nắm rõ yêu cầu mới, hồ sơ rất dễ bị trả về.
Đây là lỗi thường gặp ở những doanh nghiệp tự thực hiện mà không theo dõi thông tin cập nhật.
Giải pháp là thường xuyên cập nhật quy định mới hoặc tham khảo ý kiến từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp.
Lỗi ngôn ngữ và dịch thuật
Ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ thường là tiếng Trung hoặc tiếng Anh. Nếu dịch thuật không chính xác, sử dụng sai thuật ngữ chuyên ngành hoặc không thống nhất cách diễn đạt, hồ sơ sẽ bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Trong nhiều trường hợp, lỗi dịch thuật còn làm sai lệch nội dung, dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối. Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ dịch thuật chuyên ngành để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.
Trên đây là một trong các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất. Để khắc phục tình trạng hoàn hổ sơ về, doanh nghiệp, hợp tác xã cần đảm bảo chính xác từ khâu chuẩn bị đến khâu đăng ký mã GACC.
Dịch vụ đăng ký mã GACC của Q-CERT
Q-CERT cung cấp dịch vụ đăng ký mã GACC chính xác, hạn chế tối đa rủi ro bị trả hồ sơ về. Thông tin dịch vụ chi tiết:
- Đăng ký mã số online trên hệ thống CIFER: Q-CERT hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo lệnh 280 mới nhất. Đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp trên hệ thống CIFER. Sau đó, Q-CERT nộp hồ sơ trực tuyến, theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ và hướng dẫn khắc phục (nếu có).
- Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền: Q-CERT xây dựng hồ sơ cứng cho sản phẩm thuộc quyền quản lý của cơ quan Việt Nam. Đồng thời, chúng tôi hỗ trợ nộp hồ sơ và theo sát tiến độ tiếp nhận, xử lý và phản hồi của cơ quan chức năng.
- Cung cấp các dịch vụ liên quan: Chúng tôi cung cấp các dịch vụ đánh giá chứng nhận theo yêu cầu của lệnh 280: ISO 22000, HACCP, VietGAP… Hướng dẫn thủ tục, giấy tờ liên quan như kiểm dịch, yêu cầu đóng gói, dán nhãn… đảm bảo việc thông quan thành công thuận lợi
- Bổ sung hồ sơ mã GACC, sửa lỗi: Xây dựng hồ sơ bổ sung cho các doanh nghiệp đã đăng ký nhanh năm 2021 theo công hàm 353. Sửa và khắc phục lỗi cho doanh nghiệp đăng ký tài khoản online.
Việc đăng ký mã GACC chuẩn và chính xác giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa các lỗi khiến hồ sơ GACC bị trả về nhiều nhất. Doanh nghiệp có thắc mắc, liên hệ Q-CERT tại hotline 096.1606.610 hoặc 096.2433.610 ngay hôm nay để được hỗ trợ kịp thời!
Fanpage: Q-CERT – Niềm tin của nông sản xuất khẩu
Youtube: Chứng nhận Q-CERT
Bài viết liên quan: